Как ускорить приём заказов в несколько раз

Многие думают, что автоматизация — это очень дорого, сложно и совсем не нужно домашним кондитерам. И что эффект от внедрения каких-то дополнительных сервисов можно почувствовать только на больших производственных масштабах.
⠀
Да, платить за CRM и дополнительные виджеты каждый месяц, если у вас 2-3 заказа в неделю, смысла нет.
⠀
Но экономить пару-тройку часов в день, закладывая прочный фундамент для своего бизнеса (а клиентская база в кондитерском бизнесе — это самый настоящий фундамент!), можно совершенно бесплатно.
⠀
И эффект можно почувствовать уже на этом этапе. Ведь сэкономленные 2-3 часа в день — это 40-60 часов в месяц. Умножьте эту сумму на стоимость своего часа. Или прикиньте, сколько дополнительных заказов вы могли бы взять и сделать за это время… И вот уже вырисовываются 20-50 тысяч дополнительной выручки.
⠀
После такой простой арифметики уже хочется заняться автоматизацией, да? :)

Полностью поддерживаем ваше желание, поэтому собрали 5 инструментов, которые помогут ускорить общение с клиентами. И дополнили подробными инструкциями по настройке :)

Не самая известная функция Instagram, но очень полезная. Если вы до сих пор ее не используете, и каждый раз вручную набираете ответы на вопросы вроде "как сделать заказ?", "сколько стоит торт?" и "какие есть начинки", то обязательно начните процесс автоматизации с создания шаблонов в директе.

Быстрые ответы в Instagram – это заготовки сообщений, которые можно выбрать и отправить всего за пару кликов.

Как создать быстрые ответы:

0. Подготовительный этап.
Сначала просмотрите свои переписки: какие вопросы задают чаще всего? Составьте несколько универсальных текстов, отвечающих на популярные запросы.

1. Затем перейдите на страницу своего профиля и нажмите на иконку с тремя линиями в правом верхнем углу экрана. Внизу выберите Настройки.

2. В Настройках компании вы найдете раздел Быстрые ответы. Перейдите в него.

3. Нажмите иконку-плюс в правом верхнем углу экрана, чтобы создать новый быстрый ответ.

4. В раздел Сообщение скопируйте подготовленный текст, в поле Слово для быстрого ввода укажите слово или набор символов, по которым вы сможете быстро найти этот ответ. Сохраните результат, нажав галочку в верхнем правом углу.

5. В следующий раз, когда вам понадобится шаблонный ответ, просто введите ключевое слово, под которым вы сохранили быстрый ответ. Внизу справа должна появится синяя иконка сообщения. Нажмите на нее – ответ загрузится. Внесите необходимые изменения и отправьте сообщение.

Также перейти к Быстрым ответам можно, нажав на иконку Диалога справа от пустого поля Отправить сообщение.

WhatsApp Business – это бесплатное приложение, разработанное специально для владельцев малого бизнеса. В нем можно создайте свой каталог товаров или услуг. А также настроить автоматические сообщения и быстрые ответы.

Быстрые ответы работают так же, как и в Instagram директе.

Чтобы настроить быстрые ответы:

1. Скачайте и установите WhatsApp Business, если вы еще не используете это приложение.
2. Нажмите Настройки > Бизнес-настройки > Быстрые ответы > +.
3. Введите текст сообщения или добавьте медиафайл к вашему быстрому ответу.
4. Создайте сокращение для быстрого ответа.
5. Установите ключевое слово, чтобы легко находить быстрый ответ.
   
6. Нажмите Сохранить.
7. Далее для использования быстрых ответов вам надо будем ввести в поле для сообщения "/", а затем сокращение, которое вы установили для быстрого ответа.
8. Выберите быстрый ответ. Шаблон сообщения будет автоматически добавлен в поле для ввода текста.
9. Сохраненное сообщение можно изменить перед отправкой.

Если вы хотите, чтобы ответы на типовые вопросы отправлялись автоматически без вашего присутствия, можно также подключить к инстаграму сервис автоматических ответов https://boss.direct.

Этот сервис позволяет создавать целые цепочки автоматических сообщений, которые будут отправляться в ответ на кодовые слова. Правда это уже не совсем бесплатный вариант автоматизации. Boss.direct стоит 990 рублей в месяц.

Настраивается на сайте. Вы сначала вписываете фразы, после которых чат-бот должен активироваться, а затем прописываете ответ на эту фразу.

Наверняка, процесс оформления заказа у вас очень похож на анкетирование клиента. Вам надо узнать, к какому числу нужен заказ, какой вес или количество десертов нужны, какие вкусы нравятся, каким видят оформление, нужна ли доставка, и так далее.

Вы можете собрать все эти вопросы в одной форме, которую клиент сможет сам заполнить. Такой подход сэкономит уйму времени, хотя часть клиентов, которые ждали индивидуального подхода, это может смутить. Поэтому в анкете оставьте возможность связаться с вами напрямую, чтобы задать все волнующие вопросы.

Анкету можно сделать в Google-формах. Тогда все ответы будут падать вам на почту.

А если вы хотите форму с индивидуальным дизайном, то попробуйте конструктор сайтов Tilda. К тильде можно будет подключить не только почту, но и CRM, Google-таблицы, Trello, Telegram и множество других сервисов. Тогда заявки будут попадать туда, куда вам удобно.

Создать свою анкету очень просто и на Google-формах, и в Tilda.
Добавляйте нужные вам поля, выбирайте тип ответов (открытые или с вариантами) и прописывайте варианты ответов.

Это, конечно, не самый простой и быстрый вариант, но время экономит здорово! Сделать сайт опять же можно самостоятельно совсем бесплатно. В помощь приходит любой конструктор сайтов, например, та же Tilda.

Но важно не забывать, что автоматизация всегда начинается с систематизации процессов.
⠀
Поэтому для реального ускорения процессов и автоматизации работы, важно прежде систематизировать учёт заказов и ведение клиентской базы. И здесь тоже можно обойтись бесплатными решениями:
⠀
1. Вести учет заказов можно в Trello. Здесь удобно просматривать, какие заказы надо выполнить, а какие в работе или уже готовы. Каждый заказ = 1 задача. Внутри задачи можно расписывать все детали по заказу: когда, кому, фото декора итд.
⠀
2. Чтобы не дублировать отдельно контакты клиентов, можно настроить интеграцию Trello с Google-таблицами. Как только заказ появляется в Trello, контакты заказчиков и сумма заказа сразу падает в таблицу. Таким образом, клиентская база будет надежно храниться в таблице, а вы сможете видеть выручку за месяц.
⠀
3. Также можно настроить интеграцию Trello с Google-календарем, чтобы понимать, сколько заказов будет завтра, через месяц и можете ли вы взять ещё в определенный день.
⠀
Все эти интеграции можно настроить с помощью сервиса Zapier бесплатно. И вот клиентская база, календарь заказов и подробная информация по заказам хранятся в облаке и доступны вам с любого устройства.
⠀
Подробная видеоинструкция по настройке этих интеграций есть в нашем курсе "Как упорядочить процесс приёма заказов и автоматизировать рутину".

А для тех, кто планирует переезд в цех или уже переехал, но пока не автоматизировал свои процессы, в курсе есть большой блок про внедрение CRM с подробной инструкцией.